Passeport, licence ou badge équipage perdu en escale

Perdre son portefeuille en vacances gâche une journée. Perdre son passeport, sa licence ou son badge équipage en escale peut en plus vous faire sortir de la rotation retour, parce que sans eux vous ne pouvez pas voler légalement, et parfois même pas quitter le pays. La bonne nouvelle, c’est que chaque document a un chemin de retour connu, et que la plupart sont plus rapides qu’on ne le croit. Voici ce chemin, étape par étape, et ce qu’il faut faire avant de partir pour qu’une perte coûte des heures et non des jours.

Les règles ci-dessous sont celles des passeports américains et des licences FAA, avec des notes pour les titulaires de licences EASA et britanniques. Les procédures de votre compagnie passent en premier : suivez-les.

D’abord : s’arrêter, vérifier, puis appeler

Avant de commencer à faire opposition sur quoi que ce soit, refaites le fil des dernières heures. Le coffre de la chambre, la poche de la veste que vous n’avez pas portée, la navette équipage, la réception de l’hôtel, le restaurant d’hier soir, le vide-poche latéral du poste. Appelez la société de navette et l’hôtel. Un nombre surprenant de passeports « perdus » sont dans le coffre.

S’il a vraiment disparu, appelez votre compagnie avant tout le monde. Le planning doit le savoir maintenant, pas à la prise de service, parce que vous ne pourrez peut-être pas assurer le vol suivant et qu’il faudra vous remplacer. Le service sûreté de votre compagnie doit aussi savoir qu’un badge équipage manque, et la direction des opérations aériennes ou du PNC vous dira ce dont la compagnie a besoin de votre part et comment elle vous ramènera.

La plainte

Si vos documents ont été volés, portez plainte auprès de la police locale et demandez une copie ou un numéro de dossier. Les assureurs, les banques et la compagnie la demandent souvent. Pour un passeport américain, le Département d’État indique qu’une plainte n’est pas obligatoire mais peut aider à confirmer les faits, et que si vous en déposez une, vous en joignez une copie à votre demande. Si la langue pose problème, la réception de l’hôtel peut souvent vous aider à appeler ou à trouver le bon commissariat.

Un passeport américain perdu

Les étapes du Département d’État sont claires :

1. Déclarez la perte ou le vol tout de suite, pour vous protéger d’une usurpation d’identité. Une fois déclaré en ligne, le passeport est annulé sous 1 jour ouvré et vous recevez un e-mail de confirmation. Il n’est alors plus valable pour voyager à l’étranger, même s’il réapparaît : soyez donc sûr de vous avant.
2. Rendez-vous en personne à l’ambassade ou au consulat des États-Unis le plus proche. Apportez ce que vous avez : - une photo d’identité de 5 × 5 cm (2 × 2 in) ; - une pièce d’identité, comme un permis de conduire ou un passeport périmé ; - une preuve de nationalité américaine, comme un acte de naissance ou une photocopie du passeport perdu ; - votre itinéraire (un programme équipage ou un billet avec place confirmée) ; - le formulaire DS-11, avec le lieu et la date de la perte ou du vol, et une copie de la plainte si vous en avez déposé une. Si le DS-11 ne contient pas tout, on peut aussi vous demander le formulaire DS-64.
3. Payez les frais. Un passeport de remplacement coûte en général le même prix qu’un autre. Une aide existe si vous ne pouvez pas payer, et les victimes d’un crime grave ou d’une catastrophe peuvent obtenir un passeport d’urgence gratuit.
4. Demandez un passeport d’urgence si vous devez voyager bientôt. C’est un passeport à validité limitée, jusqu’à 1 an, que vous pourrez échanger plus tard contre un passeport complet.

En escale, le calendrier compte. La plupart des ambassades et consulats ne peuvent pas délivrer de passeports le week-end ni les jours fériés, et l’agent de permanence en dehors des heures d’ouverture est réservé aux urgences vitales. Dans la plupart des cas, indique le Département d’État, le passeport de remplacement est délivré le jour ouvré suivant. Une perte le vendredi soir peut donc vouloir dire lundi. Dites-le au planning dès le départ.

Si vous ne pouvez pas présenter tous les documents, le personnel consulaire fera tout son possible pour vous fournir rapidement un nouveau passeport. C’est pourquoi une photocopie du passeport, rangée ailleurs que dans le portefeuille, est la chose la plus utile que vous puissiez emporter.

Vous n’êtes pas citoyen américain ? Adressez-vous à l’ambassade ou au consulat de votre pays. Le Royaume-Uni, par exemple, délivre un document de voyage d’urgence aux ressortissants britanniques à l’étranger sans passeport valide, et explique comment annuler celui qui est perdu.

Une licence de pilote FAA perdue

Sans elle, vous ne pouvez pas faire partie de l’équipage de conduite requis. Selon le 14 CFR 61.3(a), vous devez avoir votre licence sur vous ou facilement accessible à bord, ou un document d’autorisation temporaire délivré au titre du 61.29(e). Il vous faut aussi une pièce d’identité avec photo : un permis de conduire américain, une carte d’identité officielle, une carte des forces armées américaines, un passeport officiel, ou un titre d’accès sans escorte à une zone de sûreté de l’aéroport (un badge SIDA), entre autres pièces acceptées par la FAA.

La solution est rapide :

1. Demandez un duplicata en ligne sur Airmen Online Services de la FAA. Le 14 CFR 61.29(a) permet de le demander par courrier à l’Airmen Certification Branch, à Oklahoma City, ou en ligne, et le site de la FAA indique des frais de 2,00 dollars par carte bancaire.
2. Recevez l’autorisation temporaire par e-mail. L’autorisation temporaire de la FAA est valable 60 jours, le temps de recevoir le duplicata définitif. Imprimez-la et gardez-la sur vous à la place de votre licence.

Si votre licence a été délivrée sur la base d’une licence étrangère, la démarche est différente : il faut une vérification à jour de la licence étrangère enregistrée à l’Airmen Certification Branch pour que l’option par e-mail fonctionne, et le duplicata peut exiger un passage dans un Flight Standards District Office.

Un certificat médical FAA perdu

Le médical a son propre circuit. Selon le 61.29(b), vous écrivez à la division de la certification médicale aéronautique de la FAA. Les instructions de la FAA :

1. Envoyez le formulaire AC 8060-56 à Aerospace Medical Certification Division (AAM-331), Attn: Duplicate Desk, PO Box 25082, Oklahoma City, OK 73125, avec un chèque ou un mandat de 2,00 dollars à l’ordre de la FAA. La demande doit indiquer vos nom complet et date de naissance, la classe du certificat, le lieu et la date de la visite, le nom de votre médecin examinateur et les circonstances de la perte.
2. Demandez en attendant un relevé par fax. La division peut vous faxer un relevé de votre certificat valable 60 jours au plus. Appelez le (405) 954-4821 et choisissez l’option 3 pour le service des duplicatas.

Un duplicata n’est délivré que pour un certificat non expiré. Si le vôtre arrive bientôt à échéance, il peut être plus rapide de passer une nouvelle visite chez un AME.

Titulaires de licences EASA et britanniques

Selon la FCL.045 de l’EASA, « le pilote doit toujours avoir sur lui une licence valide et un certificat médical valide » lorsqu’il exerce les privilèges de sa licence, ainsi qu’une pièce d’identité avec photo. Une licence perdue est remplacée par l’autorité qui l’a délivrée, pas par l’EASA : contactez le service des licences de votre autorité nationale (en France, la DGAC).

La CAA britannique, par exemple, traite en ligne, avec le formulaire SRG1117, les licences perdues, abîmées ou volées. Elle demande l’original ou une copie certifiée de votre passeport (de préférence) ou d’un permis de conduire britannique complet à photo, la preuve de vos qualifications et, pour une CPL, une MPL ou une ATPL, le nom de votre employeur et son numéro de CTA (AOC). Votre médical et votre compétence linguistique doivent être en cours de validité. Le service des licences de la CAA est joignable à fclweb@caa.co.uk.

Un badge équipage ou d’accès aéroport perdu

Votre badge équipage est un titre de sûreté : signalez sa perte au service sûreté de votre compagnie immédiatement, quelle que soit l’heure. Il en va de même pour un badge délivré par l’aéroport, comme un badge SIDA : aux États-Unis, les exploitants d’aéroport doivent avoir des procédures de signalement des titres d’accès perdus ou volés, et selon le 49 CFR 1542.211, un nouveau titre ne peut être délivré qu’après une déclaration écrite du titulaire indiquant que l’original a été perdu, volé ou détruit. Attendez-vous à des formalités à votre retour à la base.

D’ici là, votre compagnie vous dira comment vous pouvez voyager et si vous pouvez voler. N’oubliez pas que le badge équipage peut aussi être votre pièce d’identité avec photo au sens du 61.3(a)(2) ; sans lui, votre passeport ou votre permis de conduire doit prendre le relais.

Téléphone, cartes et permis de conduire

• Cartes : bloquez-les ou faites opposition depuis l’application de la banque ou par téléphone ; gardez les numéros d’opposition ailleurs que dans votre portefeuille.
• Téléphone : utilisez le service de localisation de l’appareil pour le verrouiller ou l’effacer, et appelez votre opérateur pour suspendre la ligne. Votre application équipage et vos applications d’authentification devront peut-être être réinitialisées depuis un autre appareil.
• Permis de conduire : faites-le remplacer auprès de l’autorité qui l’a délivré une fois rentré. En attendant, votre passeport couvre l’exigence de pièce d’identité avec photo de la FAA.

Se préparer

Dix minutes avant votre prochain voyage international vous font gagner des heures ensuite.

• Des copies. Prenez une photo et une photocopie de la page d’identité de votre passeport, de votre licence, de votre médical et de votre badge équipage (recto et verso). Gardez la copie papier dans un autre sac que les originaux, et les photos à un endroit accessible depuis n’importe quel appareil, comme un dossier chiffré dans le cloud ou un e-mail à vous-même. La photocopie du passeport est acceptée comme preuve de nationalité.
• Une photo de rechange. Une photo d’identité de 5 × 5 cm dans votre sac de vol vous évite de chercher un photomaton dans une ville inconnue.
• Des numéros de téléphone. Le planning, la sûreté et l’encadrement de votre compagnie ; la ligne d’opposition de votre banque ; l’ambassade ou le consulat le plus proche dans les pays où vous allez souvent. Pour les citoyens américains à l’étranger qui ne parviennent pas à joindre leur ambassade en cas d’urgence : +1-202-501-4444.
• Où vous rangez les choses. Utilisez le coffre de la chambre, gardez passeport et licences ensemble dans une poche connue de votre sac de vol, et vérifiez cette poche avant de quitter l’hôtel, la navette et l’avion.
• Les dates d’expiration. Certains pays refusent l’entrée avec un passeport proche de l’expiration (les conditions d’entrée de chaque pays précisent le délai), et un badge ou un médical expiré vous cloue au sol aussi sûrement qu’un document perdu. Gardez les dates sous les yeux.

Suivre les échéances dans LogAloft

LogAloft peut surveiller ces dates pour vous, de deux façons :

• Dans Rapports → Validités, ouvrez Ajouter un contrôle ou une formation et choisissez Passeport ou le badge équipage (Crew ID badge) dans la liste. Indiquez la date de délivrance dans Effectué le et la fréquence de renouvellement dans Tous les (mois) : 120 pour un passeport adulte de 10 ans. Décochez Valable jusqu’à la fin du mois (mois de grâce), puisqu’un passeport expire le jour même. L’élément passe à l’orange 30 jours avant l’échéance.
• Ou bien, dans Rapports → Certificats, touchez + Ajouter, choisissez Autre dans Quoi, et donnez-lui un Titre et sa date dans Expire. Tout ce qui a une date d’expiration apparaît dans Validités, sous « Certificats et mentions », ce qui convient à un passeport, un visa ou un médical étranger dont vous préférez recopier la date plutôt que la calculer.

Votre médical FAA est déjà suivi dans Validités. La tuile Validités d’Aujourd’hui compte ce qui est valide et, sur un ordinateur, affiche un point vert, orange ou rouge par élément : un passeport qui arrive à échéance apparaît ainsi à côté de vos atterrissages. Le guide des validités détaille les deux méthodes.

LogAloft garde les dates, pas des copies des documents. Conservez les copies elles-mêmes dans un endroit chiffré et sous votre contrôle.

Sources

1. Lost or stolen passport abroad, Département d’État des États-Unis
2. Passports and emergency travel documents, GOV.UK
3. 14 CFR 61.3, Requirement for certificates, ratings, and authorizations, Electronic Code of Federal Regulations
4. 14 CFR 61.29, Replacement of a lost or destroyed airman or medical certificate or knowledge test report, Electronic Code of Federal Regulations
5. Temporary authority and replacement certificates, FAA Airmen Online Services
6. I lost my medical certificate. How can I obtain a copy?, Federal Aviation Administration
7. Replacement of medical certificates, Guide for Aviation Medical Examiners, Federal Aviation Administration
8. PEL Notice 47, Obligation to carry and present documents (FCL.045), Transport Malta
9. Request a replacement pilot's licence, UK Civil Aviation Authority
10. 49 CFR 1542.211, Identification systems, Legal Information Institute
11. Crisis response: emergency contacts, Département d’État des États-Unis