Viajes e impuestos: lo que deben saber las tripulaciones

La declaración de la renta de un tripulante tiene cosas que la de casi nadie tiene: dietas por cada hora fuera de la base, escalas en una docena de estados y varios países, un commuting que puede cruzar el país y un estado de residencia que puede no ser el de la base. Cada cosa tiene su norma, y las normas cambiaron en 2025. A continuación, cómo funcionan para las tripulaciones de EE. UU., con sus fuentes, y qué registros guardar.

Esto es información general sobre las normas federales de EE. UU. a octubre de 2026, no asesoramiento fiscal. Tu caso depende de tu convenio, de tu estado y de toda tu declaración. Un asesor fiscal que conozca a las tripulaciones vale lo que cobra.

Dietas: cuándo están exentas y cuándo son sueldo

Los convenios de las aerolíneas suelen pagar las dietas por horas, por el tiempo fuera de la base. Que ese dinero tribute depende de dos cosas: de si la aerolínea lo paga dentro de un plan con justificación (accountable plan) y de cómo se compara con la tarifa federal.

Un accountable plan, en palabras de la Publicación 463 del IRS, tiene que cumplir tres reglas: tus gastos tienen relación con el trabajo, los justificas adecuadamente ante tu empleador en un plazo razonable y devuelves cualquier exceso en un plazo razonable. En una dieta, la justificación es el propio registro del viaje: cuándo, dónde y por qué estuviste fuera.

Después, la comparación:

• Dietas iguales o inferiores a la tarifa federal. No se incluyen en la casilla 1 de tu W-2 y no las declaras.
• Dietas por encima de la tarifa federal. Tu empleador declara la parte hasta la tarifa federal en la casilla 12 con el código L (no tributa) e incluye el exceso en la casilla 1 como sueldo. Esa parte tributa como cualquier otra nómina.
• Fuera de un accountable plan. Todo el importe es sueldo.

Así que lo primero que hay que mirar, en tu último W-2, es la casilla 12. Un código L ahí significa que tu aerolínea te pagó más dietas que la tarifa federal y que la diferencia tributó.

La tarifa especial de manutención del sector del transporte

La tarifa federal de manutención y gastos menores (M&IE) depende normalmente de dónde duermes. Para quienes trabajan transportando personas o mercancías, el IRS ofrece una alternativa más sencilla. Según la sección 4.04 de la Revenue Procedure 2019-48, perteneces al sector del transporte si tu trabajo «implica directamente transportar personas o mercancías en avión, barcaza, autobús, barco, tren o camión» y consiste habitualmente en viajar fuera de casa y parar, en un mismo viaje, en lugares con distintas tarifas federales de M&IE. Pilotos y TCP en una rotación normal cumplen las dos condiciones.

El IRS fija la tarifa especial cada año en una notice. Para el periodo del 1 de octubre de 2026 al 30 de septiembre de 2027, la Notice 2026-60 la mantiene sin cambios:

Dos detalles importan a las tripulaciones:

• Tu empleador puede comparar por periodos, no por días. La sección 4.04(4) permite a un empleador del sector del transporte cotejar sus dietas con la tarifa especial cada mes (o con más frecuencia) en vez de cada día: el total de dietas pagado en el periodo frente a la tarifa especial por los días o fracciones de día que estuviste fuera. Una dieta por horas que se pasa en un día internacional largo y se queda corta en uno breve puede quedar por debajo de la tarifa federal en el conjunto del mes.
• Es todo o nada durante el año. Un empleador que use la tarifa especial con un empleado tiene que usarla para todos los viajes de ese empleado en esa zona (CONUS u OCONUS) durante el año natural, y lo mismo un autónomo.

Para hacerse una idea: 80 dólares al día son 3,33 dólares por cada hora de un día completo fuera. Que tu dieta quede por encima o por debajo depende de la tarifa horaria de tu convenio y de cómo cuenta tu aerolínea las fracciones de día; por eso la cifra que hay que mirar es el importe con código L del W-2, no un cálculo a ojo.

¿Puedes deducir lo que la dieta no cubre?

Para la mayoría de los tripulantes asalariados (W-2), no. La Tax Cuts and Jobs Act suspendió de 2018 a 2025 las «deducciones detalladas diversas sujetas al umbral del 2 %», que es donde iban los gastos del empleado no reembolsados (mantenimiento del uniforme, el crash pad, comidas por encima de la dieta, unos cascos). La One Big Beautiful Bill Act, firmada el 4 de julio de 2025, hizo permanente esa suspensión. Añadió una excepción desde 2026 para los gastos no reembolsados de los docentes, pero no para otros empleados.

La Publicación 463 enumera los empleados que aún pueden deducir gastos de viaje no reembolsados: reservistas de las Fuerzas Armadas, artistas escénicos que cumplan ciertos requisitos, funcionarios estatales o locales retribuidos por honorarios y empleados con gastos laborales ligados a una discapacidad. Las tripulaciones no están en la lista.

Tiene además una trampa que conviene conocer: si tu empleador te reembolsaría un gasto y no pides el reembolso, tampoco puedes deducirlo.

Si eres autónomo (un piloto contratado que cobra con un 1099, por ejemplo), el panorama cambia. Deduces los viajes de trabajo en tu propia declaración de actividad, puedes usar la tarifa especial del transporte de la sección 4.04 en vez de anotar cada comida, y las comidas mientras estás sujeto a los límites de horas de servicio del Departamento de Transporte se deducen al 80 % en lugar del 50 % habitual. La Publicación 463 cita entre los incluidos a «ciertos trabajadores del transporte aéreo (como pilotos, tripulantes, despachadores, mecánicos y controladores de torre)» sujetos a la normativa de la FAA.

El commuting y tu domicilio fiscal

A efectos fiscales, los gastos de viaje son los de viajar fuera de tu domicilio fiscal (tax home), y la Publicación 463 lo define sin rodeos: «En general, tu domicilio fiscal es tu lugar habitual de trabajo o destino, con independencia de dónde tengas tu vivienda familiar». Para las tripulaciones, normalmente es la base.

De ahí salen dos consecuencias. Primera: ir de donde vives a tu base es commuting, no un viaje: «No puedes deducir los gastos de desplazamiento al trabajo por lejos que esté tu casa de tu lugar habitual de trabajo», dice la Publicación 463. Un vuelo de Orlando para presentarte en Boston es commuting, por temprano que suene el despertador. Segunda: un crash pad cerca de la base es, en general, un gasto de vivir en tu domicilio fiscal, no de viajar fuera de él.

Los viajes fuera de la base, en cambio, sí son viajes. Por eso la dieta empieza en la presentación y por eso los días y noches fuera en una rotación son las cifras que cuentan.

Qué estados pueden gravar tu sueldo

Una tripulación pasa por muchos estados en un mes. Sin una norma especial, cada uno podría reclamar una parte de tu sueldo. El Congreso lo resolvió para las tripulaciones de aerolínea en la ley federal, en el 49 U.S.C. 40116(f). Para un empleado de una compañía aérea con funciones asignadas habitualmente a bordo de aviones en al menos dos estados, el sueldo solo está sujeto al impuesto sobre la renta de:

1. el estado (o la ciudad u otra entidad local) donde resides; y
2. el estado (o entidad local) donde ganas más del 50 % de tu sueldo de la compañía.

La ley dice también cómo medir la segunda condición: ganas más del 50 % de tu sueldo en un estado cuando tu tiempo de vuelo programado en ese estado es más del 50 % de tu tiempo de vuelo programado total del año natural. Así que, salvo que más de la mitad de tu tiempo de vuelo programado del año esté en otro estado, tu sueldo de la aerolínea solo tributa donde resides, que puede ser un estado sin impuesto sobre los salarios.

Tres advertencias:

• La «residencia» la decide tu estado. Cada estado decide quién es residente con sus propios criterios, a menudo según dónde está tu vivienda permanente y cuántos días pasas allí. Llevar tu residencia a un estado sin impuesto significa vivir allí de verdad, con los documentos que lo demuestren (carné de conducir, censo electoral, vivienda, coche). Guárdalos.
• Se aplica a las compañías aéreas. Massachusetts, por ejemplo, aplica el límite federal solo a los empleados de operadores con certificado de compañía aérea. Las tripulaciones corporativas y otras no cubiertas tributan según sus normas ordinarias, y Massachusetts reparte entonces su sueldo por los días que trabajan allí, contando cada día en que un tripulante sale en vuelo desde Massachusetts.
• Las liberaciones sindicales también. El sueldo de una liberación autorizada para trabajar en el sindicato de tu aerolínea tributa en esos mismos dos estados, medido por el tiempo de vuelo que habrías volado.

Horas extra y pluses

La One Big Beautiful Bill Act añadió una deducción por «retribución cualificada de horas extra» para 2025 a 2028, de hasta 12.500 dólares al año (25.000 en declaración conjunta), que se va reduciendo por encima de 150.000 dólares de renta bruta ajustada modificada (300.000 en conjunta). Solo cubre el recargo de las horas extra que exige la Fair Labor Standards Act.

Ahí está la pega para las tripulaciones. La norma de horas extra de la FLSA no se aplica a los empleados de compañías aéreas sujetos al título II de la Railway Labor Act. En una carta de abril de 2026, la Oficina del Asesor Jurídico Principal del IRS dijo que esta exención «en general exime a los empleados de compañías aéreas, como los TCP», de modo que «no perciben una retribución cualificada de horas extra a efectos de la deducción». Los pluses de tu convenio (por ser activado, por asignación forzosa, por festivo) no son, por tanto, en general horas extra cualificadas. El Departamento de Trabajo decide la cobertura caso por caso.

Volar al extranjero

Los ciudadanos estadounidenses tributan por su renta mundial vivan donde vivan, y volar rotaciones internacionales no lo cambia. La exclusión de rentas ganadas en el extranjero exige un domicilio fiscal en otro país, y un tripulante con base en EE. UU. tiene su domicilio fiscal en EE. UU. Incluso para los pilotos que sí viven y trabajan fuera, el IRS solo cuenta el sueldo por servicios prestados «en un país extranjero o sobre él», y las aguas internacionales y el espacio aéreo sobre ellas no son un país extranjero, así que el tiempo sobre el océano no cuenta.

Las tripulaciones con base fuera de EE. UU. siguen las normas de su país y sus convenios para evitar la doble imposición. Desde un cambio de 2017 en el artículo 15 del Modelo de Convenio Tributario de la OCDE, el modelo da el derecho a gravar el sueldo por el trabajo a bordo de una aeronave en tráfico internacional al estado de residencia del tripulante. Muchos convenios anteriores se lo dan al estado donde la aerolínea tiene su sede de dirección efectiva. Cuál se aplica depende del convenio entre los dos países, como recuerda la agencia tributaria irlandesa en su guía para tripulaciones.

Guardar registros: el libro de vuelo como prueba

La Publicación 463 pide guardar los registros que respaldan un ingreso o una deducción durante 3 años desde la fecha en que presentas la declaración (una declaración presentada antes de plazo cuenta como presentada en la fecha límite). Para los viajes, los registros tienen que probar el momento, el lugar y el motivo profesional de cada viaje, aunque uses una dieta estándar.

Un libro de vuelo ya contiene casi todo eso: cada tramo con su fecha, horas, aeropuertos y la rotación a la que pertenecía. Lo que suele faltar son los totales que te pide tu asesor. En LogAloft, Informes → Actividad y descanso tiene El año, para impuestos: para cada año natural (según el año en que empieza cada rotación), el número de rotaciones, el tiempo fuera desde la presentación hasta el fin del servicio, las noches fuera según las pernoctas, las dietas (separadas en nacionales e internacionales) calculadas con tus tarifas, el sueldo si has puesto una tarifa y los gastos de rotación que has anotado. El botón copiar viajes copia todas las rotaciones de ese año, con sus escalas, horas fuera, noches, dietas y gastos, listas para pegar en una hoja de cálculo para tu asesor. Las tarifas de dietas se configuran en Cómo se cuenta la actividad · dietas y sueldo, al final de Actividad y descanso; la guía de límites de actividad te enseña dónde.

Tus nóminas y el certificado de dietas de tu aerolínea son las cifras oficiales; el año de LogAloft sirve para comprobarlas y para responder a lo que ellas no dicen.

Una lista corta

• Mira en la casilla 12 de tu W-2 si hay un código L, y en la casilla 1 si hay dietas incluidas como sueldo.
• Ten claro tu domicilio fiscal (tu base) y deja el commuting fuera de cualquier gasto de viaje.
• Guarda pruebas de tu estado de residencia, y comprueba si alguna vez pasas del 50 % del tiempo de vuelo programado en un estado.
• Si cobras con un 1099, registra tus viajes y aplica bien la tarifa especial y la regla del 80 % en comidas.
• Guarda tu libro de vuelo, los resúmenes de rotaciones y los recibos al menos 3 años después de presentar la declaración.
• Consulta a un asesor fiscal antes de hacer nada de esto.

Fuentes

1. Publication 463 (2025), Travel, Gift, and Car Expenses, Internal Revenue Service
2. Notice 2026-60, 2026-2027 Special Per Diem Rates, Internal Revenue Service
3. Rev. Proc. 2019-48, Internal Revenue Bulletin 2019-51 (sección 4.04, sector del transporte)
4. IRS raises per diem rates for business travel effective Oct. 1, Journal of Accountancy, septiembre de 2026
5. One Big Beautiful Bill Implements Significant Tax Package, University of Illinois Tax School
6. 49 U.S. Code § 40116, State taxation, Legal Information Institute
7. Directive 08-2: Taxation of Non-Resident Flight Crew Members, Departamento de Hacienda de Massachusetts
8. Carta 2026-0006 de la Oficina del Asesor Jurídico Principal del IRS sobre empleados de compañías aéreas y la deducción por horas extra, 15 de abril de 2026
9. Reporting foreign income and filing a tax return when living abroad, IRS Tax Tip 2023-36
10. Foreign Earned Income Exclusion, Internal Revenue Service
11. U.S. citizens performing services in foreign and international airspace, Internal Revenue Service
12. Tax Treatment of Flight Crew Members, Tax and Duty Manual Part 05-05-29, Irish Revenue