Viagens e impostos: o que os tripulantes precisam saber

A declaração de imposto de renda de um tripulante tem coisas que quase ninguém tem: diárias por cada hora fora da base, pernoites em uma dúzia de estados e vários países, um deslocamento até a base que pode cruzar o país e um estado de residência que pode não ser o da base. Cada coisa tem a sua regra, e as regras mudaram em 2025. A seguir, como elas funcionam para tripulantes dos EUA, com as fontes, e que registros guardar.

Isto é informação geral sobre as regras federais dos EUA em outubro de 2026, não orientação tributária. O seu caso depende do seu acordo coletivo, do seu estado e da sua declaração inteira. Um contador que conheça tripulantes vale o que cobra.

Diárias: quando são isentas e quando são salário

Os acordos coletivos das companhias aéreas costumam pagar diárias por hora, pelo tempo fora da base. Se esse dinheiro é tributado depende de duas coisas: se a companhia paga dentro de um plano com prestação de contas (accountable plan) e como ele se compara com a taxa federal.

Um accountable plan, nas palavras da Publicação 463 do IRS, precisa cumprir três regras: as despesas têm relação com o trabalho, você presta contas delas ao empregador num prazo razoável e devolve qualquer excesso num prazo razoável. Numa diária, a prestação de contas é o próprio registro da viagem: quando, onde e por que você esteve fora.

Depois vem a comparação:

• Diária igual ou abaixo da taxa federal. Não entra no campo 1 do seu W-2, e você não a declara.
• Diária acima da taxa federal. O empregador informa a parte até a taxa federal no campo 12 com o código L (não tributável) e inclui o excesso no campo 1 como salário. Essa parte é tributada como qualquer outro pagamento.
• Fora de um accountable plan. O valor inteiro é salário.

Então a primeira coisa a conferir, no seu último W-2, é o campo 12. Um código L ali significa que a sua companhia pagou mais diária do que a taxa federal e tributou a diferença.

A taxa especial de alimentação do setor de transportes

A taxa federal para alimentação e pequenas despesas (M&IE) normalmente depende de onde você dorme. Para quem trabalha transportando pessoas ou cargas, o IRS oferece uma alternativa mais simples. Pela seção 4.04 da Revenue Procedure 2019-48, você é do setor de transportes se o seu trabalho "envolve diretamente o transporte de pessoas ou cargas por avião, barcaça, ônibus, navio, trem ou caminhão" e exige regularmente viajar para longe de casa, parando, numa mesma viagem, em lugares com taxas federais de M&IE diferentes. Pilotos e comissários numa programação típica atendem às duas condições.

O IRS define a taxa especial todo ano numa notice. Para o período de 1º de outubro de 2026 a 30 de setembro de 2027, a Notice 2026-60 a mantém sem mudança:

Dois detalhes importam para tripulantes:

• O empregador pode comparar por período, não por dia. A seção 4.04(4) permite que um empregador do setor de transportes compare as diárias com a taxa especial mensalmente (ou com mais frequência) em vez de dia a dia: o total de diárias pago no período contra a taxa especial vezes os dias ou frações de dia em que você esteve fora. Uma diária por hora que passa do limite num dia internacional longo e fica abaixo num dia curto pode ficar abaixo da taxa federal no mês.
• É tudo ou nada no ano. Um empregador que usa a taxa especial para um empregado precisa usá-la para todas as viagens desse empregado naquela área (CONUS ou OCONUS) durante o ano civil, e o mesmo vale para um autônomo.

Para ter uma ideia: US$ 80 por dia são US$ 3,33 por hora de um dia inteiro fora. Se a sua diária fica acima ou abaixo disso depende da taxa horária do seu acordo e de como a sua companhia conta as frações de dia; por isso o número a olhar é o valor com código L no W-2, não uma conta de padaria.

Dá para deduzir o que a diária não cobre?

Para a maioria dos tripulantes assalariados (W-2), não. A Tax Cuts and Jobs Act suspendeu, de 2018 a 2025, as "deduções detalhadas diversas sujeitas ao piso de 2%", que é onde entravam as despesas do empregado não reembolsadas (manutenção do uniforme, um crash pad, refeições além da diária, um headset). A One Big Beautiful Bill Act, sancionada em 4 de julho de 2025, tornou essa suspensão permanente. Ela criou uma exceção a partir de 2026 para despesas não reembolsadas de professores, mas não para outros empregados.

A Publicação 463 lista os empregados que ainda podem deduzir despesas de viagem não reembolsadas: reservistas das Forças Armadas, artistas de espetáculo que cumpram certos requisitos, servidores estaduais ou locais remunerados por honorários e empregados com despesas de trabalho ligadas a uma deficiência. Tripulantes não estão na lista.

Ela também aponta uma armadilha: se o seu empregador reembolsaria uma despesa e você não pede o reembolso, também não pode deduzi-la.

Se você é autônomo (um piloto contratado pago com um 1099, por exemplo), o quadro é outro. Você deduz as viagens a trabalho na sua própria declaração de atividade, pode usar a taxa especial do setor de transportes da seção 4.04 em vez de anotar cada refeição, e as refeições enquanto você está sujeito aos limites de horas de serviço do Departamento de Transportes são dedutíveis em 80%, e não nos 50% habituais. A Publicação 463 cita entre os incluídos "certos trabalhadores do transporte aéreo (como pilotos, tripulantes, despachantes, mecânicos e controladores de torre)" sujeitos às normas da FAA.

O deslocamento até a base e o seu domicílio fiscal

Para fins de imposto, despesas de viagem são as de viajar para longe do seu domicílio fiscal (tax home), e a Publicação 463 o define sem rodeios: "Em geral, o seu domicílio fiscal é o seu local habitual de trabalho ou lotação, independentemente de onde fica a sua casa de família". Para tripulantes, normalmente é a base.

Daí saem duas consequências. Primeira: ir de onde você mora até a base é deslocamento casa-trabalho, não viagem: "Você não pode deduzir despesas de deslocamento casa-trabalho, não importa a distância entre a sua casa e o seu local habitual de trabalho", diz a Publicação 463. Um voo de Orlando para se apresentar em Boston é deslocamento, por mais cedo que o despertador toque. Segunda: um crash pad perto da base é, em geral, um custo de morar no seu domicílio fiscal, não de viajar para longe dele.

As viagens fora da base, por outro lado, são viagens. É por isso que a diária começa na apresentação e que os dias e noites fora numa programação são os números que contam.

Quais estados podem tributar o seu salário

Uma tripulação passa por muitos estados num mês. Sem uma regra especial, cada um poderia cobrar uma parte do seu salário. O Congresso resolveu isso para tripulantes de companhias aéreas na lei federal, no 49 U.S.C. 40116(f). Para um empregado de uma empresa aérea com funções regularmente atribuídas a bordo de aeronaves em pelo menos dois estados, o salário só está sujeito ao imposto de renda:

1. do estado (ou da cidade ou outra subdivisão) onde você reside; e
2. do estado (ou subdivisão) onde você ganha mais de 50% do seu salário pago pela empresa.

A lei também diz como medir o segundo critério: você ganha mais de 50% do salário num estado quando o seu tempo de voo programado nele passa de 50% do seu tempo de voo programado total no ano civil. Então, a menos que mais da metade do seu tempo de voo programado no ano esteja em outro estado, o seu salário da companhia só é tributado onde você reside, que pode ser um estado sem imposto sobre salários.

Três cuidados:

• Quem decide a "residência" é o seu estado. Cada estado define quem é residente pelos próprios critérios, muitas vezes com base em onde fica a sua casa permanente e quantos dias você passa lá. Levar a residência para um estado sem imposto significa morar lá de verdade, com os documentos que provem isso (carteira de motorista, registro de eleitor, casa, carro). Guarde-os.
• Vale para empresas aéreas. Massachusetts, por exemplo, aplica o limite federal só aos empregados de operadores com certificado de empresa aérea. Tripulantes da aviação executiva e outros não cobertos são tributados pelas regras comuns do estado, e Massachusetts então divide o salário deles pelos dias trabalhados lá, contando cada dia em que um tripulante decola de Massachusetts.
• A liberação sindical também. O salário de uma licença autorizada para trabalhar para o sindicato da sua companhia é tributado pelos mesmos dois estados, medido pelo tempo de voo que você teria voado.

Horas extras e adicionais

A One Big Beautiful Bill Act criou uma dedução para "remuneração qualificada de horas extras" de 2025 a 2028, de até US$ 12.500 por ano (US$ 25.000 na declaração conjunta), reduzida acima de US$ 150.000 de renda bruta ajustada modificada (US$ 300.000 na conjunta). Ela cobre só o adicional de horas extras exigido pela Fair Labor Standards Act.

Aí está o problema para tripulantes. A regra de horas extras da FLSA não se aplica a empregados de empresas aéreas sujeitos ao título II da Railway Labor Act. Numa carta de abril de 2026, o Escritório do Consultor Jurídico Principal do IRS disse que essa isenção "em geral isenta os empregados de empresas aéreas, como os comissários", de modo que eles "não recebem remuneração qualificada de horas extras para fins da dedução". Os adicionais do seu acordo (por acionamento em folga, escala compulsória, feriado) em geral não são, portanto, horas extras qualificadas. O Departamento do Trabalho decide a cobertura caso a caso.

Voando para o exterior

Cidadãos americanos são tributados sobre a renda mundial, onde quer que morem, e voar viagens internacionais não muda isso. A exclusão de renda auferida no exterior exige um domicílio fiscal em país estrangeiro, e um tripulante baseado nos EUA tem domicílio fiscal nos EUA. Mesmo para pilotos que de fato moram e trabalham fora, o IRS só conta a remuneração por serviços prestados "em um país estrangeiro ou sobre ele", e águas internacionais e o espaço aéreo acima delas não são país estrangeiro, então o tempo sobre o oceano não conta.

Tripulantes baseados fora dos EUA seguem as regras do próprio país e os seus tratados tributários. Desde uma mudança de 2017 no artigo 15 da Convenção Modelo da OCDE, o modelo dá o direito de tributar a remuneração do trabalho a bordo de uma aeronave em tráfego internacional ao estado de residência do tripulante. Muitos tratados mais antigos dão esse direito ao estado onde a companhia tem a sede de direção efetiva. Qual vale depende do tratado entre os dois países envolvidos, como lembra a receita federal irlandesa na sua orientação para tripulantes.

Guardar registros: a caderneta como prova

A Publicação 463 pede que você guarde os registros que sustentam uma receita ou uma dedução por 3 anos a partir da data em que entrega a declaração (uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data-limite). Para viagens, os registros precisam provar a data, o local e o motivo profissional de cada viagem, mesmo quando você usa um valor padrão de alimentação.

Uma caderneta de voo já guarda quase tudo isso: cada etapa com data, horários, aeroportos e a programação a que pertencia. O que costuma faltar são os totais que o seu contador pede. No LogAloft, Relatórios → Jornada e repouso tem O ano, para o imposto de renda: para cada ano civil (pelo ano em que a programação começa), o número de viagens, o tempo fora da apresentação ao fim da jornada, as noites fora pelos pernoites, as diárias (separadas em nacionais e internacionais) calculadas com as suas taxas, o pagamento se você definiu uma taxa e as despesas de viagem que você anotou. O botão copiar viagens copia todas as viagens daquele ano, com pernoites, horas fora, noites, diárias e despesas, prontas para colar numa planilha para o seu contador. As taxas de diária ficam em Como a jornada é contada · diárias e pagamento, no fim de Jornada e repouso; o guia de limites de jornada mostra onde.

Os seus holerites e o extrato de diárias da sua companhia são os números oficiais; o ano do LogAloft serve para conferi-los e para responder ao que eles não dizem.

Uma lista curta

• Procure um código L no campo 12 do seu W-2, e diárias incluídas como salário no campo 1.
• Saiba qual é o seu domicílio fiscal (a sua base) e deixe o deslocamento fora de qualquer despesa de viagem.
• Guarde provas do seu estado de residência, e veja se em algum ano você passa de 50% do tempo de voo programado num mesmo estado.
• Se você recebe com um 1099, registre as viagens e use corretamente a taxa especial e a regra dos 80% nas refeições.
• Guarde a caderneta, os resumos das viagens e os recibos por pelo menos 3 anos depois de entregar a declaração.
• Consulte um contador antes de agir com base em qualquer coisa daqui.

Fontes

1. Publication 463 (2025), Travel, Gift, and Car Expenses, Internal Revenue Service
2. Notice 2026-60, 2026-2027 Special Per Diem Rates, Internal Revenue Service
3. Rev. Proc. 2019-48, Internal Revenue Bulletin 2019-51 (seção 4.04, setor de transportes)
4. IRS raises per diem rates for business travel effective Oct. 1, Journal of Accountancy, setembro de 2026
5. One Big Beautiful Bill Implements Significant Tax Package, University of Illinois Tax School
6. 49 U.S. Code § 40116, State taxation, Legal Information Institute
7. Directive 08-2: Taxation of Non-Resident Flight Crew Members, Departamento da Receita de Massachusetts
8. Carta 2026-0006 do Escritório do Consultor Jurídico Principal do IRS sobre empregados de empresas aéreas e a dedução de horas extras, 15 de abril de 2026
9. Reporting foreign income and filing a tax return when living abroad, IRS Tax Tip 2023-36
10. Foreign Earned Income Exclusion, Internal Revenue Service
11. U.S. citizens performing services in foreign and international airspace, Internal Revenue Service
12. Tax Treatment of Flight Crew Members, Tax and Duty Manual Part 05-05-29, Irish Revenue